Datenschutzordnung - Tanzclub Kristall Jena e.V.

Der Tanzclub Kristall Jena e.V. (nachfolgend: Tanzclub) verarbeitet in vielfacher Weise personenbezogene Daten. Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) umzusetzen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Tanzclub die nachfolgende Datenschutzordnung.

1. Der Tanzclub verarbeitet unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorgaben personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmern am Sport- und Trainingsbetrieb sowie von Übungsleitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt.

2. Die personenbezogenen Daten werden ausschließlich zur Verfolgung der satzungsmäßigen Vereinsziele und für die Mitgliederbetreuung und -verwaltung verarbeitet.

1. Zur Begründung und Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Tanzclub Daten seiner Mitglieder, soweit es für die Aufgabenerfüllung erforderlich und zulässig ist. Dazu gehören insbesondere: Name, Anschrift, Telefonnummer, Emailadresse, Geburtsdatum, Bankverbindung und Eintrittsdatum. Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO. Sonstige Informationen werden vom Tanzclub intern nur erhoben und verarbeitet, wenn sie nach Maßgabe des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO zur Erfüllung des Vereinszweckes nützlich sind und soweit keine schutzwürdigen Interessen des betroffenen Mitgliedes der Verarbeitung entgegenstehen.

2. Der Tanzclub informiert über bevorstehende Geburtstage oder andere Jubiläen seiner Mitglieder mittels Aushang am schwarzen Brett oder Mitteilung im Vereinsrundbrief, soweit einer solchen Verarbeitung nicht ein schutzwürdiges Interesse des Mitglieds entgegensteht. Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO.

3. Zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit veröffentlicht der Tanzclub auf der Internetpräsenz Daten der Vorstandsmitglieder sowie der Übungsleiter. Dazu gehören Vorname, Nachname und Funktion sowie ggf. E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO.

4. Bei Vereinsveranstaltungen werden von Teilnehmern Fotos geschossen und im internen, d.h. nur für Vereinsmitglieder zugänglichen Bereich der Homepage des Tanzclubs zur Ansicht bereitgestellt, soweit der Verarbeitung keine schutzwürdigen Interessen des Abgelichteten entgegenstehen. Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO.

5. Zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit veröffentlicht der Tanzclub personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten und gibt sie an die Presse weiter. Hierzu zählen insbesondere die Namen von Teilnehmern an sportlichen Veranstaltungen, Turnierergebnisse, Startgruppe und Startklasse. Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO.

6. Zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit veröffentlicht der Tanzclub unter Beachtung der Grenzen der §§ 22 f. KUG Fotos in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten und gibt sie an die Presse zur Berichterstattung weiter. Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO.

1. Soweit der Tanzclub in weitergehendem Maße personenbezogene Daten verarbeitet, als aufgrund der Erlaubnistatbestände des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b)–f) DS-GVO zulässig ist, erfolgt eine Datenverarbeitung nur dann, wenn die betroffene Person nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DS-GVO in die Verarbeitung eingewilligt hat.

2.  Betroffene Personen haben nach Art. 7 Abs. 3 DS-GVO das Recht, eine etwaig erklärte datenschutzrechtliche Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Personenbezogenen Daten werden bis zur Beendigung der Mitgliedschaft gespeichert und danach gelöscht, es sei denn es wurde eine entsprechende Genehmigung zur Datenverarbeitung über die Dauer der Mitgliedschaft hinaus erteilt oder der Tanzclub ist auf Grund gesetzlicher Aufbewahrungs- oder Dokumentationspflichten zu einer längeren Speicherung verpflichtet.

Aufgrund der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten haben betroffene Personen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO), das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), das Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO), das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) und das Recht auf Widerspruch (Art. 21 DS-GVO).

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

Alle Personen, deren personenbezogene Daten der Tanzclub verarbeitet, können sich mit einer Beschwerde an eine Datenschutzaufsichtsbehörde wenden, wenn sie der Auffassung sind, dass der Tanzclub bei der Verarbeitung ihrer Daten datenschutzrechtliche Vorschriften nicht beachtet hat. Für Thüringen ist das der Thüringer Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (TLfDI), Postfach 900455, 99107 Erfurt.

Die DS-GVO, das BDSG und diese Datenschutzordnung sind durch alle Personen im Tanzclub, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten. Vorstandsmitglieder, Übungsleiter und Beauftrage des Tanzclubs dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden Vorstandsmitgliedern, Übungsleitern und Beauftragen zur Verfügung gestellt, soweit es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

3. Macht ein Mitglied geltend, dass er die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die Mitgliederdaten nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.

Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail zueinander stehen, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) obliegt dem Vorstand. Für den Betrieb eines Internetauftritts können Beauftragte ernannt werden, denen gegenüber der Vorstand weisungsbefugt ist.

Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung des Tanzclubs vorgesehen sind, geahndet werden.

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand des Tanzclubs am 09.10.2019 beschlossen und ist mit Veröffentlichung in Kraft getreten.